Nie pamiętam już, jak wiele przeczytałem w Internecie poradników, w których jedną ze złotych zasad udanych wakacji jest właśnie podróż ze znajomymi. Szalony trip z paczką znajomych? Brzmi jak marzenie, ale gdy przychodzi do skoordynowania działań kilku osób, z których żadna nie ma czasu zająć się przygotowaniami, lecz chętnie przyjdzie na gotowe, zaczyna się robić ciekawie.
Oto kilka podpunktów, o których warto pamiętać, aby zamiast na kłótniach, skończyło się na fajnych wspólnych wakacjach. Jeszcze jedno, wpis może Cię odstraszyć. Piszę o wymaganiach, rozdzielaniu zadań, byciu liderem i wkurzaniu się na znajomych. Dlaczego? Opowiadam o realiach ORGANIZOWANIA wyjazdów, a nie chlania na plaży podczas spontan tripa. Dlatego też, przede wszystkim…
Nie wierz, że jakoś się ułoży
Być może ułoży się w parze, ale w grupie dziesięciu osób o różnych charakterach, potrzebach, zainteresowaniach, stylach życia i przyzwyczajeniach nie ma szans. Niestety okazuje się, że niezależnie od stażu znajomości, inaczej człowiek zachowuje się podczas kilku godzin rozmowy na imprezie, a inaczej na dwóch wspólnych tygodniach.
Przykład? Okazuje się, że ktoś podjada Twoje jedzenie, choć sam nie daje nic w zamian od siebie bądź słucha głośno muzyki nie zważając na innych uczestników bądź siedzi na laptopie do nocy, podczas gdy Ty zasypiasz w absolutnej ciszy i ciemności. Pomyślisz i to są problemy? Ogarnij.
Owszem, dwa dni przeżyć niewyspanym, bo kumpel gra w gry w nocy to nie problem, ale po tygodniu czy dwóch gwarantuję, że będziesz chciał go rozj@#$ać, bo dla niego ważniejszy będzie level w grze niż Twój sen.
Z podobnego powodu wolę nie zostawiać pola do spontanicznych decyzji chyba, że mam 150 % pewność co do zgrania grupy (wcześniejsze wyjazdy) i ewentualnego, późniejszego narzekania na decyzję. Niestety wszystkim nie dogodzisz. Przy bliższym poznaniu (choć często wydaje się już takie być) dowiadujemy się niuansów, które mogą przeszkadzać, dlatego…
Bądź liderem
Lider nie oznacza osoby, która robi wszystko, a przewodniczącego, który w odpowiednim momencie podejmie kluczowe decyzje. Z doświadczenia wiem, że im więcej osób, tym więcej zdań, a to powoduje bezsensowne dyskusje na błahe tematy tylko dlatego, że brakuje osoby, która w pewnym momencie powie stop, bierzmy to i tamto.
Czy jeśli jedziesz na wyjazd rowerowy liderem będzie osoba, która najwięcej jeździ? Niekoniecznie, bo liderem powinna być osoba, która lubi zarządzać, a nie jeździć dużo na rowerze. Czasem nawet jeśli jesteś na wakacjach, lecz w pozycji lidera, musisz pewne rzeczy wyjaśniać konkretniej (czasem bardziej niż stanowczo), nawet jeśli masz do czynienia ze swoim bliskim znajomym, a on stawia swoje własne ego ponad decyzje grupy. Musisz być świadom, że nerwowe decyzje się zdarzą i nie bądź zdziwiony, gdy staniesz w roli mediatora.
Angażuj i wymagaj
W grupie warto porozdzielać zadania na poszczególnych uczestników tak, aby każdy miał coś do zrobienia. Ważne, abyś w miarę niepowodzenia nie przejmował wszystkich zadań, a starał się delegować je na innych.
Przykład: jedna osoba zajmuje się nawigacją, inna noclegiem, a jeszcze inna jest tłumaczem i załatwia wszystkie bilety i wejściówki na trasie. Podobnie jak w pierwszym punkcie, staraj się nie dopuszczać do sytuacji, że jedna osoba pojedzie z nastawieniem, że jakoś to będzie. Wyjazd można zawalić na każdym etapie.
Dlaczego wymagaj? Zdarza się, że ktoś wymyślając wymówki z kosmosu, nie będzie odpisywał na wiadomości, nie mówiąc już o wykonania swojego zdania. Niektórzy wezmę zadanie do wykonania na odczepnego, aby później w ogóle się nim nie zająć. Staraj się wymagać od uczestników w miarę możliwości jak najszybszej odpowiedzi z postępów działań (przypominaj, podpytuj), gdyż nierzadko przeciąganie jednej osoby może powodować spore problemy dla grupy.
Planuj
Jak już wspomniałem, staram się nie zostawiać pola na spontaniczne decyzje, gdyż w zależności od ludzi, mogą wyjść z tego problemy. Warto wszystko wcześniej przedstawić i trzymać się jednej prostej zasady, która ułatwi Ci życie.
Nic nie jest oczywiste!
Wydaje Ci się oczywiste, że dzielimy koszty po równo? Też tak kiedyś myślałem. Pewnie myślisz też, że jeśli ktoś w ostatniej chwili podejmuje decyzje, że nie jedzie, to powinien dać znać? Nic bardziej mylnej. On nie jedzie bo… nie jedzie i ch… Dowiadujesz się o tym rano, gdy nagle kogoś brakuje w aucie, bo przecież on dwa tygodnie temu w jednym zdaniu wspomniał, że ma być zła pogoda i nie wie czy opłaca się jechać.
To nie są przypadki obcych osób, tylko znajomych, których wydaje Ci się, że znasz. Z każdym kolejnym wyjazdem dowiaduję się, jak mniej rzeczy jest oczywistych. Przekazuj komplet informacji. Nawet takich, które z pozoru wydają się oczywiste (patrz wyżej). Aby łatwiej komunikować się, znajdź miejsce do komunikacji. Najlepiej od każdego uczestnika wziąć numer telefonu, maila i medium społecznościowe np. facebooka. Dlaczego? Otóż znam takie przypadki, gdy chcąc skomunikować się za pomocą facebooka, osoba wyświetlała wiadomości, po czym o nich w natłoku zadań zapominała . Znam też takich, którzy nie są internetowi i messengera czytają raz w tygodniu. Dlatego też…
Zbierz grupę w jedno miejsce
Niezależnie czy będzie to grupa na facebooku, konwersacja, czy lista mailingowa. Ważne, abyś miał wszystkich w jednym miejscu. Jest to ważne, gdyż dzięki temu wszyscy otrzymują te same wiadomości i mogą dyskutować.
Finanse
Bardzo ważne, gdyż często właśnie o nie są największe problemy. Warto, aby zajęła się nimi jedna osoba, która będzie później również osobą opłacającą. Najlepiej, aby wcześniej zrobić równą składkę, z której będą opłacane np. noclegi czy zwiedzanie. Składka powinna być zrobiona z zapasem np. 50-100 zł, dzięki czemu nie musisz się zastanawiać, czy za chwilę nie będziesz musiał dobierać po kilka złotych od uczestników.
Do celów finansowych przydatny jest Excel online, do którego w miarę możliwości dokładasz jak najwięcej informacji zaznaczając na bieżąco o postępach. Jego plusem jest dostępność z każdej części świata, wystarczy dostęp do Internetu.
Warto zacząć planowanie jak najwcześniej, a co za tym idzie, jak najwcześniej pozbierać składki, wpłacić zaliczki za nocleg czy atrakcje. Dzięki temu osoby wpisują sobie do kalendarza i wbijają do głowy, że dany wyjazd rzeczywiście jest i należy go traktować poważnie. Ponadto wpłacenie powoduje, iż niektóre osoby wiedząc, że nie odzyskają pieniędzy, mniej chętnie będą chciały rezygnować. Dobrą opcją jest również wyznaczenie daty, do której jest ostateczny termin podejmowania decyzji. Ważne, aby termin był sporo przed datą podróży, nawet miesiąc i więcej. To dobre sposoby na wiecznych malkontentów.
Podsumowanie
Podróż ze znajomymi to z jednej strony świetna przygoda, okazja do poznania się, ale niezwykła odpowiedzialność. Niestety nawet w takich sytuacjach, gdy wypad się nie uda, odpowiedzialność nawet pośrednio spada na organizatora. Musisz zastanowić się, czy jesteś w stanie udźwignąć presję i w odpowiedni sposób przygotować wyjazd, tak, aby zamiast problemów przeżyć niezapomniane chwile.